Verwaltung macht sich fit für die Zukunft
Am 9. April 2019 setzte der Gemeinderat mit einem Massnahmenpaket einen Meilenstein für eine moderne und auf zukünftige Ansprüche ausgerichtete Verwaltung. Ziel ist es, die Wirkung der Dienstleistungen zu erhöhen, die Bedürfnisse der Bevölkerung mit Blick in die Zukunft abzudecken und weiterhin attraktive Arbeitsplätze für die Mitarbeitenden anzubieten, um so dem drohenden Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Ein neues Lohnentwicklungssystem steht am Ursprung des Gesamtpakets, welches den Mitarbeitenden Chancen eröffnet, sie gleichzeitig aber auch fordert. Dank konsequenter Digitalisierung von Arbeitsprozessen sollen bereits innert weniger Jahre Kosteneinsparungen erzielt werden. Neue Schalter-Öffnungszeiten werden für die Kunden an Randzeiten attraktiver. Gleichzeitig ermöglichen sie den Verwaltungsmitarbeitenden aber auch effizientes Arbeiten sowie flexible Arbeitszeitmodelle.
Die Änderungen im Detail:
Neues Lohnentwicklungssystem
Das per 1. Januar 2020 festgesetzte Lohnentwicklungssystem ist sehr transparent und selbstverständlich auch geschlechterneutral aufgebaut. So können die Mitarbeitenden jederzeit ihre persönliche Lohnentwicklung nachvollziehen, basierend auf der Leistungsbeurteilung, dem Alter und der eigenen Berufserfahrung.
Profiteure sind die jüngeren Mitarbeitenden und die langjährigen Mitarbeitenden, die nicht durch einen Stellenwechsel Lohnerhöhungen erzielen konnten. Dem gegenüber werden ab Mitte Fünfzig stagnierende Löhne ausbezahlt. Die durch den Lohnsystemwechsel vorübergehend anfallenden Mehrkosten von 350’000 Franken (+1.5% der Gesamtlohnsumme pro Jahr) werden über drei Jahre geglättet eingeführt und sind in den kommenden vier Jahren durch Effizienzsteigerung zumindest zu kompensieren, was zukünftig zu Minderkosten führen wird.
Konsequente Digitalisierung
Der Gemeinderat fordert in den aktuellen Legislaturzielen eine konsequente Nutzung der digitalen Möglichkeiten. So wurden anfangs Jahr die Hauptapplikationen Finanzen, Steuern und Einwohner abgelöst und mit Abacus und Abraxas auf modernere Produkte gesetzt. Auf anfangs 2020 ist die Ablösung der bestehenden Geschäfts- und Dokumentenverwaltungssoftware zu CMI Axioma geplant. Nach diesem Wechsel werden sämtliche Abteilungen inkl. der Aussenstellen so digital wie möglich arbeiten.
Als weitere Massnahme wird eine neue Webseite voraussichtlich per Mitte Jahr folgen, welche erste digitale Prozesse im Sinne einer 7-Tage/24-Stunden-Verfügbarkeit anbietet. Die sogenannten Chatbots mit bedürfnisspezifischen Prozessen wird die Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung in den kommenden Jahren massiv prägen und verändern. Die Gemeinde Pfäffikon will von Anfang an diese Instrumente nutzen und laufend ausbauen, sobald es der Markt ermöglicht.
Neue Öffnungszeiten ab Anfang 2020
Im Entwicklungsprozess wurden auch die Schalteröffnungszeiten hinterfragt und auf die veränderten Bedürfnisse ausgerichtet. Es galt, dem Zielkonflikt von kundenfreundlichen Öffnungszeiten und Zeitfenstern für das immer mehr an Bedeutung gewinnende Backoffice zu begegnen. Fakt ist aber auch, dass immer weniger Menschen immer seltener „spontan“ für eine Dienstleistung die Verwaltung besuchen. Breite Bevölkerungskreise erwarten von der Verwaltung zu Recht, dass sie effizient und kostengünstig arbeitet.
Auf der anderen Seite ist es wichtig, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Die Branche kämpft mit Fachkräftemangel, da sind neue Ideen gefragt! Flexible Arbeitsmodelle sind ein Bedürfnis. Diese Punkte unterstreicht der Gemeinderat ebenfalls in seinen Legislaturzielen. Kosteneinsparungen durch Effizienzsteigerung sind ein Dauerthema.
In Zukunft sollen drei schalterfreie Nachmittage helfen, um konzentriert und speditiv arbeiten zu können. Immer wichtiger wird auch, dass abteilungsübergreifende Prozesse schneller ablaufen und ein interner Fachaustausch einfacher möglich ist. Heute fehlen dafür sinnvolle Zeitfenster. Zur Kompensation der „Einschränkungen“ für die Bevölkerung wird an den zwei geöffneten Nachmittagen bereits um 13.00 Uhr gestartet und am Abend bleibt länger geöffnet bis 18.30 Uhr. Die gesamte wöchentliche Öffnungszeit wird minimal um 1.5 Stunden gekürzt und beträgt immer noch wöchentlich 31 Stunden. Im Rahmen der Jahresarbeitszeit bleibt die Soll-Stundenwoche für die Mitarbeitenden bei 42 Stunden. Selbstverständlich können nach wie vor individuell Besprechungstermine mit den entsprechenden Fachpersonen vereinbart werden.
Neue Öffnungszeiten per 1. Januar 2020
Montag und Donnerstag 08.00 – 12.00 Uhr / 13.00 – 18.30 Uhr
Dienstag, Mittwoch und Freitag 08.00 – 12.00 Uhr
Effizienz und Mitarbeiterförderung
Die Verwaltung will die Zielvorgabe vom Gemeinderat bestmöglich umsetzen. Obwohl Vergleiche mit anderen Gemeinden bereits heute zeigen, dass die Verwaltung mit teilweise deutlich unter dem Durchschnitt liegenden Kosten arbeitet, soll weiter optimiert werden. Nebst der digitalen Effizienz sollen auch arbeitstechnisch weitere Verbesserungen erzielt werden. Die Mitarbeitenden sind aufgerufen, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen, im Sinne von: Erledige ich die richtige Arbeit effizient und wirkungsorientiert? Wo ist wie viel nötig? Geht es auch einfacher? Was muss ich noch trainieren? Solche und viele weitere Fragen stehen in der momentanen Mitarbeiterentwicklung im Zentrum. Die seit diesem Jahr neu eingeführte Form der Mitarbeiterbeurteilung unterstützt die individuelle Förderung.
Verwaltungsorganisation überprüfen
Im Zuge der neuen Gemeindeordnung und nach gut zwanzig Jahren will der Gemeinderat die heutige Verwaltungsstruktur überprüfen lassen. Ein Prozess der nötig wird, da sich viele Aufgabengebiete gewandelt haben und nicht mehr alle Schnittstellen und Zuständigkeiten ideal sind. Die Reorganisation ist im kommenden Jahr geplant und der Prozess wird bewusst extern begleitet, um auch eine Aussensicht zu erhalten.
Für weitere Auskünfte steht Gemeindeschreiber Hanspeter Thoma, 044 952 51 81, zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Bennie Lehmann, Gemeindeschreiber-Stellvertreter