21.06.2022

Erneute Vergabe des Dienstleistungsauftrages Fulloutsourcing Rechenzentrum

Im November letzten Jahres hat der Gemeinderat den Dienstleistungsauftrag für den Betrieb des Rechenzentrums für die ICT neu vergeben. Zwei Anbieter reichten darauf Beschwerde beim Verwaltungsgericht ein. Ende März hat das Verwaltungsgericht die Beschwerden teilweise gutgeheissen wegen Befangenheit von zwei Mitgliedern der verwaltungsinternen Arbeitsgruppe, die die Submission zusammen mit einem externen Berater durchgeführt hat. Der Gemeinderat hat auf das Gerichtsurteil reagiert, die Bewertung der Submission angepasst und den Vergabeentscheid erneut getroffen. Die als befangen taxierten Mitglieder der Arbeitsgruppe haben am Entscheid nicht mehr mitgewirkt. Nun hat die OBT AG, Zürich, den Zuschlag erhalten, welche in der ersten Runde auf dem 2. Platz gelandet ist.

In der ersten Bewertungsrunde ging der Zuschlag an die UPGREAT AG, Fehraltorf. Dieser Entsscheid war insofern brisant, weil der in einem Teilzeitpensum angestellte Gemeindeschreiber-Stv. und Leiter IT auch noch ein Anstellungsverhältnis bei der UGREAT AG hat. Der Gemeinderat ordnete aufgrund dieser besonderen Konstellation vor der Submission an, dass sich der Leiter IT in den Ausstand begibt und an dessen Stelle der Gemeindeschreiber in der Arbeitsgruppe mitwirkt. Ausserdem wurde das ganze Offertverfahren über eine externe Beratungsfirma abgewickelt.

Massnahmen genügten nicht

Vier Anbieter reichten nach dem selektiven Verfahren eine Offerte ein. Die Angebote wurden von der externen Firma vorgeprüft. Die verwaltungsinternen Projektgruppe hat die Offerten anhand von Entscheidungskriterien bewertet. Am 2. November 2021 vergab der Gemeinderat auf Antrag der Arbeitsgruppe den Auftrag der UPGREAT AG.

Gegen den Vergabeentscheid bzw. Zuschlag reichten zwei Anbieter beim Verwaltungsgericht Beschwerde ein. Beide monierten eine sogenannte Vorbefassung durch den Leiter IT und verlangten den Ausschluss der UPGREAT AG mit der Begründung, diese erfülle die Zuschlagskriterien nicht. Das Verwaltungsgericht hat die beiden Beschwerden teilweise gut geheissen und den Zuschlagsentscheid des Gemeinderates aufgehoben. Die Begründung dazu ist überraschend. Das Gericht moniert, dass der Gemeindeschreiber und eine Mitarbeiterin nicht in der Arbeitsgruppe hätten Einsitz nehmen dürfen, weil diese in einem direkten Vorgesetzten- bzw. Unterstellungsverhältnis zu Leiter IT stehen. Es genüge der Anschein der Befangenheit für eine Ausstandspflicht nach § 5a Verwaltungsrechtspflegegesetz. Die Mitwirkung eines direkten Vorgesetzen einer befangenen Person in einem Vergabeverfahren ist problematisch und diejenige einer hierarchisch untergeordneten Person unzulässig. Diese Argumentation ist insofern besonders, weil der Vergabeentscheid vom Gemeinderat aufgrund der Kompetenzordnung genehmigt werden musste. Zu dem von den Beschwerdeführerinnen beantragten Ausschluss der UPGREAT AG nimmt das Verwaltungsgericht nicht Stellung, auch nicht zum Vorwurf der Vorbefassung. Auf den Antrag zur Wiederholung des ganzen Verfahrens ist es gar nicht eingetreten. Insgesamt findet der Gemeinderat den Entscheid sehr unbefriedigend, sieht aber auf Empfehlung seines Rechtsvertreters von einem Weiterzug ab. Zu gross wäre das Prozessrisiko und einen weiteren Zeitverzug bei der Erneuerung der Rechenzentrumsdienstleistungen will er nicht hinnehmen.

Neuer Vergabeentscheid führt zum Zuschlag an die OBT AG

Die kritisierten Punkte sind beim zweiten Vergabeentscheid berücksichtigt. Die Bewertungen der Zuschlagskriterien, Supportqualität, Supporteffizienz, Innovationskraft und Projektqualität durch den Gemeindeschreiber und die betroffene Mitarbeiterin fallen ausser Betracht. Es gelten nur noch diejenigen der übrigen Projektgruppenmitglieder. So stellt sich Befangenheitsproblematik nicht mehr und die externe Beratungsfirma hat die Bewertungsmatrix angepasst. Danach landete die OBT AG, Zürich, auf dem ersten Platz. Der Gemeinderat hat den Zuschlag auf Empfehlung der Arbeitsgruppe entsprechend erteilt. Die Auftragssumme beläuft sich auf rund Fr. 280‘000.00 pro Jahr. Der Entscheid ist noch nicht rechtskräftig. Die Migration soll nach Möglichkeit bis Ende 2022 durchgeführt werden.

Freundliche Grüsse

Hanspeter Thoma, Gemeindeschreiber