29.01.2021

Organisation der Gemeindeverwaltung überprüft

Nachdem die neue Gemeindeordnung am 1. Januar 2020 in Kraft getreten war, hat eine Arbeitsgruppe im Auftrag des Gemeinderates die Gemeindeverwaltung einer Organisationsüberprüfung unterzogen. Für eine kritische Aussensicht wurde die Federas Beratung AG, Zürich, beigezogen. Ende letzten Jahres hat der Gemeinderat deren Schlussbericht genehmigt. Dabei kommt es zu wesentlichen Verschiebungen von Aufgaben innerhalb der 7 Ressorts. Im Ressort Sicherheit werden zusätzliche Aufgaben im Bereich Einwohnerdienste angesiedelt. Die Aufgaben Gesundheit und Soziales werden in einem neuen Ressort „Gesellschaft“ zusammengeführt. Die Geschäftsbereiche Finanzen, Steuern und Liegenschaften bilden neu ein Ressort. Die neue Organisation wird schrittweise umgesetzt und soll definitiv mit der Amtsdauer 2022 bis 2026 in Kraft treten.

Die Organisationsüberprüfung erfolgte in mehreren Arbeitsschritten.

  • Erstellung und Bewertung der SWOT-Analyse sowie Interviews mit den Mitgliedern der Arbeitsgruppe und den Abteilungsleiter/innen
  • Übersicht über die bestehenden Strukturen und Verflechtungen, Erwartungen an das künftige Leistungsangebot und die Aufbau-/Ablauforganisation formulieren, die Führung klären
  • Diskussion von Varianten zur Aufbauorganisation, gewünschte Entwicklung des Leistungsspektrums, In-/Outsourcing von Aufgaben insbesondere im Bauamt
  • Festlegung der künftigen Aufbauorganisation (SOLL-Organisation), Empfehlung an den Gemeinderat
  • Aufzeigen der Übergangsphase zur SOLL-Organisation

Empfehlungen der externen Beratung stossen auf Akzeptanz
Schlussbericht und vorgeschlagene Massnahmen der Federas Beratung AG vom November 2020 finden sowohl beim Gemeinderat als auch beim Kader breite Akzeptanz. Die neue Organisation wird als sachlogisch und klar empfunden. Die Aufgabenzuordnung in den Ressorts bzw. Abteilungen macht Sinn und auch das Ziel, die Stabsaufgaben besser zuzuordnen wird erreicht. Begrüsst wurde auch die schrittweise Umsetzung mit dem formalen Neustart per Amtsantritt der neu gewählten Behörden am 1. Juli 2022.

Künftige Verwaltungsstruktur – Auswirkungen auf die Ressortverteilung
Die nachfolgende Organisationsstruktur/Ressorteinteilung ist die Best-Variante unter Berücksichtigung der Gemeindeordnung und der aktuellen Bedürfnisse von Behörden und Verwaltung.

An der Spitze dieser Ressorts stehen wie bisher ein/e Ressortvorsteher/in und ein/e Abteilungsleiter/in. Die fachliche Führung obliegt dem jeweiligen Gemeinderat/der jeweiligen Gemeinderätin. Der Gemeindeschreiber ist als Verwaltungsleiter personell-/organisatorischer Vorgesetzter.

Umsetzungsprozess zur SOLL-Organisation
Der Umsetzungsprozess soll schrittweise erfolgen. Es macht Sinn, in der SOLL-Organisation mit Beginn der Amtsdauer 2022 bis 2026 zu starten. Die Zeit soll aber dazu genutzt werden, verwaltungsintern die Anpassungen vorzubereiten. In den hauptsächlich betroffenen Ressorts Sicherheit, Gesundheit und Soziales (neu: Gesellschaft) müssen Aufgaben und Arbeitspensen verschoben werden. Im Bereich Sicherheit spielt auch die Frage, ob die Gemeinde Pfäffikon auf Anfang 2022 den Lead bei der Kommunalpolizei Region Pfäffikon übernimmt, eine wichtige Rolle.

Notwendige Schritte:

  • Im Ressort Präsidiales werden die Stabsaufgaben konzentriert. Die Verschiebung des Geschäftsfeldes Freizeit und Sport ins Ressort Präsidiales gestaltet sich vergleichsweise einfach. Politisch macht es Sinn, diese Bereiche mit der Kultur im gleichen Ressort anzusiedeln.
  • Die Geschäftsfelder Sicherheit/Einwohnerdienste gewinnen durch die Zuteilung des Betreibungs- und Gemeindeammannamtes und des Friedensrichteramtes an Bedeutung. Die Kommunalpolizei könnte später ebenfalls problemlos integriert werden. Zur Führung dieses ausgebauten Verwaltungsbereichs wird eine neue Person gesucht. Die Einarbeitung kann so ideal mit einer anstehenden Pensionierung koordiniert werden.
  • Ressort Gesellschaft: Das Ressort erhält eine neue Bezeichnung. Es vereinigt die bisherigen Aufgaben des Ressorts Soziales in sich und übernimmt aus dem ehemaligen Geschäftsfeld Gesundheit die Aufgabenbereiche Wohnen im Alter (Spitex, Pflegeheime, Pflegefinanzierung), Akutpflege und Gesundheitsprävention. Die Aufgaben im Geschäftsfeld Gesundheit sind in der heutige Ausprägung sehr operativ. Die strategisch/politischen Aufgaben (Spital, Altersbetreuung, Spitex, Gesundheitsprävention) sind ausgelagert. Es besteht schon heute eine Schnittstelle zum Geschäftsfeld Familie und Alter, welche im Sozialressort angegliedert ist. Die operativen Aufgaben können schrittweise durch die Verwaltung unter Einbezug der beiden betroffenen Ressortvorsteher in das neue Ressort Gesellschaft überführt werden.
  • Das Aufgabenportfolio im Bauamt bleibt im Wesentlichen unverändert. Definiert wurde, welche Aufgaben inskünftig durch die Mitarbeitenden des Bauamtes und welche Aufgaben an Dritte ausgelagert werden. Baugesuchsprüfung und Ausführungskontrolle werden ganz durch eigene Mitarbeitende vorgenommen. Der gesamte bauliche Zivilschutz wird wie bereits der bauliche Brandschutz an ein spezialisiertes Ingenieurbüro ausgelagert. Die neu geschaffene Ortsbild- und Denkmalschutzkommission ist personell und organisatorisch verankert. Die Fachstelle Naturschutz bleibt in den nächsten Jahren noch ausgelagert. Beim Wechsel der beauftragten Person wird neu entschieden. Die Energieplanung mit dem Steuerungsausschuss soll administrativ besser organisiert und begleitet werden.
  • Die Vereinigung der Geschäftsbereiche Finanzen, Steuern, Liegenschaften in einem Ressort führt zu wenig verwaltungsinternen Anpassungen. Es macht aber Sinn, sämtliche Vermögenswerte sowohl politisch als auch administrativ an einem Ort anzusiedeln.

Die Massnahmen werden schrittweise umgesetzt und von einer internen Arbeitsgruppe begleitet. Sie überwacht den Veränderungsprozess und rapportiert gegenüber dem Gemeinderat.

Anpassungen an der Führungsstruktur
Mit der neuen Verwaltungsorganisation ist auch die Führungsstruktur anzupassen. Heute sind die Teamleiter/innen vergleichsweise wenig in die Führungsprozesse der ganzen Verwaltung involviert. Inskünftig sollen alle Mitarbeitenden, die permanent Führungsaufgaben übernehmen, zum Kader gehören. Diese Personen erhalten die Bezeichnung „Mitglied des Kaders“. Dieser erweiterte Kreis wird die Führungsarbeit auf die neue Organisation und die heutigen Bedürfnisse neu auszurichten.

Freundliche Grüsse

Hanspeter Thoma, Gemeindeschreiber